Quanto custa implementar IA numa PME, e do que depende o custo

«Quanto custa implementar IA numa PME?» é quase sempre a primeira pergunta de um dono de empresa, e a resposta vai além do que se paga a quem implementa, porque a IA em si também se paga, tal como o tempo que a sua equipa dedica ao projeto. O nosso site não mostra preços porque o mesmo pedido, por exemplo «queremos que a IA trate das faturas de fornecedores», pode dar origem a trabalhos de dimensão muito diferente conforme a empresa. O custo varia com meia dúzia de fatores, e quem gere a empresa consegue avaliar quase todos sem conhecimentos técnicos.

Quantas tarefas quer automatizar, e quantas vezes acontecem?

Um projeto de IA numa PME é, na prática, um conjunto de tarefas concretas, como ler as faturas de fornecedores e lançá-las no ERP, ou dar uma primeira resposta aos pedidos que chegam pelo site. Cada tarefa tem o seu custo, e a primeira pergunta útil é quantas são e com que frequência acontecem.

A frequência ajuda a decidir se vale a pena construir a ferramenta, porque uma tarefa que se repete centenas de vezes por mês justifica um investimento maior do que um relatório feito quatro vezes por ano. Quando a IA é paga por utilização, a frequência entra também na conta mensal.

A variedade também pesa. Num exemplo meramente ilustrativo, faturas de cinco fornecedores, sempre no mesmo formato, dão menos trabalho a automatizar e a testar do que faturas de oitenta fornecedores, cada um com o seu modelo e as suas exceções, porque cada caso especial acrescenta tempo de construção e de testes.

Por isso costumamos aconselhar que se comece com uma ou duas tarefas e se acrescentem outras quando as primeiras estiverem em uso diário, já que automatizar tudo de uma vez encarece o projeto e exige da equipa mais do que ela consegue absorver.

A que sistemas se liga a ferramenta, e em que estado estão os dados?

Quase todas as ferramentas úteis têm de ler ou escrever em sistemas que a empresa já usa: o email e os documentos no Microsoft 365 ou no Google Workspace, o ERP ou o software de faturação, por vezes um CRM. Quando a ferramenta trabalha dentro do Microsoft 365 ou do Google Workspace, que é onde construímos, a ligação costuma ser a parte mais previsível do trabalho.

O ERP e o software de faturação variam mais. Alguns programas têm uma API, isto é, uma forma documentada de outros programas lerem e gravarem dados; outros só permitem exportar ficheiros, e algumas versões mais antigas, instaladas num servidor da própria empresa, permitem muito pouco. Cada caso muda o trabalho e, com ele, o custo. Antes de pedir um orçamento, vale a pena perguntar ao fornecedor do seu software se o programa tem API e se o acesso está incluído na licença que paga.

Depois há os dados de que a tarefa depende. Uma ferramenta que responde a clientes sobre prazos de entrega só acerta se a tabela de prazos estiver atualizada. Se a informação está espalhada por pastas partilhadas, com várias versões do mesmo documento, ou numa folha de cálculo que só uma pessoa sabe ler, alguém tem de a pôr em ordem primeiro. Esse trabalho faz parte do custo, seja feito por nós ou pela sua equipa, e convém sabê-lo antes de começar.

Paga-se a IA por utilizador ou por utilização?

Para além da construção, paga-se a IA a quem fornece o modelo, normalmente de duas formas.

Na subscrição por utilizador, como o ChatGPT Business ou o plano Team do Claude, paga-se um valor por utilizador e por mês. O custo é previsível e cresce com o número de pessoas que têm acesso. Faz sentido quando as pessoas usam a IA no seu próprio trabalho, para redigir textos ou resumir documentos longos.

Uma ferramenta automática, como a que lê faturas, costuma ser paga por utilização: chama o modelo diretamente através de uma API, e o custo depende do volume de texto que processa, medido em tokens (pequenos pedaços de palavras). Como a conta acompanha o volume e sobe nos meses com mais faturas, a contagem de tarefas feita acima serve também para a prever.

Uma empresa pode perfeitamente ter as duas. As contas ficam em nome da sua empresa e não recebemos comissões de nenhum fornecedor, pelo que a escolha entre as duas depende apenas do seu caso. Os preços dos fornecedores mudam e devem ser confirmados nas páginas deles na altura da decisão.

O tempo da sua equipa também entra na conta

O tempo das pessoas da empresa é um custo fácil de esquecer. Alguém tem de explicar como a tarefa é feita hoje, incluindo os casos difíceis, e de testar a ferramenta com documentos reais antes de ela entrar em uso. A equipa precisa ainda de formação sobre as ferramentas novas, de preferência feita sobre as suas próprias tarefas.

Também a revisão ocupa tempo, porque nas ferramentas que construímos uma pessoa revê o que a ferramenta produz antes de alguma coisa ser enviada. Essa revisão protege a empresa dos erros que a ferramenta venha a cometer e, como se repete todas as semanas, convém incluí-la nas contas desde o primeiro dia.

Quanto custa manter a ferramenta depois do lançamento?

Uma ferramenta de IA precisa de cuidados depois de entrar em uso, porque os sistemas à volta dela mudam: o ERP recebe uma versão nova, ou o modelo de IA que a ferramenta usa passa a outra versão, que responde de forma ligeiramente diferente. O próprio trabalho também muda, quando entra um fornecedor novo ou a empresa altera o modelo das propostas.

Alguém tem de manter a ferramenta a funcionar, corrigindo o que falha e ajustando-a quando o trabalho muda. Pode ser uma pessoa da empresa, se tiver tempo e conhecimentos para isso, ou um fornecedor externo. O nosso acompanhamento mensal, que tem três níveis, cobre esse trabalho e inclui uma reunião por mês. Ao comparar propostas, some este custo mensal ao da construção.

Perguntas a fazer a qualquer fornecedor

Estas perguntas servem para qualquer proposta, incluindo a nossa, e ajudam a perceber o que um orçamento cobre:

• A estimativa é feita por tarefa, e o que inclui cada uma?
• As licenças e os custos de utilização da IA estão incluídos ou são pagos à parte? Em nome de quem ficam as contas?
• O nosso ERP ou software de faturação permite a ligação de que precisam, e quem confirma isso?
• Quanto tempo vai a nossa equipa gastar a explicar o trabalho e a rever o que a ferramenta produz?
• O que acontece quando a ferramenta deixa de funcionar ao fim de seis meses, e quanto custa resolver?
• Onde ficam os nossos dados, e assinam um acordo de tratamento de dados ao abrigo do RGPD antes de começar?

Como ter uma estimativa antes de gastar muito

A forma mais segura de saber quanto vai custar é pedir uma estimativa por tarefa a quem tenha visto como o trabalho é feito na sua empresa, e é isso que faz o nosso diagnóstico de duas semanas. Começamos por entrevistas curtas com as pessoas que fazem o trabalho e, no fim, entregamos um plano escrito com as 3 a 5 tarefas que mais compensa automatizar, cada uma com uma estimativa de tempo e custo. Se avançar com uma implementação nos 60 dias seguintes, o valor do diagnóstico é descontado.

O plano fica por escrito para que possa decidir com tempo e, se quiser, discuti-lo com o seu sócio ou com o seu contabilista. Se já sabe que tarefa quer resolver primeiro, o Programa Arranque junta, em 30 dias, o workshop IA no trabalho do dia a dia, duas ferramentas a funcionar sobre os sistemas que já usa e 30 dias de acompanhamento. Em qualquer dos casos, começamos por uma conversa gratuita de 30 minutos.