Ler faturas com IA: como funciona numa empresa, passo a passo

Em muitas empresas, alguém da equipa abre todas as semanas as faturas dos fornecedores e copia os mesmos campos para o ERP ou para o programa de contabilidade. É trabalho repetitivo, em que um engano leva tempo a descobrir mais tarde, e é uma das tarefas em que a IA já ajuda de forma previsível, desde que uma pessoa continue a aprovar o que entra nas contas. A leitura pode ser feita com ferramentas que a sua empresa provavelmente já tem, embora ainda falhe em certos tipos de fatura, de que falamos mais abaixo.

O que acontece a uma fatura, do email ao lançamento

São cinco passos, e só o último mexe na contabilidade.

1. A fatura chega, quase sempre por email, em PDF, e às vezes como digitalização ou fotografia de uma fatura em papel. A ferramenta recolhe as faturas de um endereço ou de uma pasta reservados para o efeito.
2. A ferramenta lê os campos: o fornecedor e o NIF, a data e o número da fatura, a base tributável, o IVA, o total e, quando interessa à empresa, as linhas com descrição, quantidade e preço.
3. Confere a leitura com o que a empresa já sabe. O NIF tem de corresponder a um fornecedor da sua lista, o número da fatura não pode ter sido lançado antes e, se houver nota de encomenda, as quantidades e os preços devem bater com ela.
4. Prepara o lançamento. Conforme o ERP, fica como rascunho no próprio programa ou numa lista à espera de aprovação, já com o fornecedor identificado e a conta proposta.
5. Uma pessoa revê e aprova, e só então alguma coisa é registada. As faturas que falham uma das verificações do terceiro passo seguem logo para uma pessoa, com a indicação do que não bateu certo.

Qual é a diferença entre OCR de faturas e ler faturas com IA

O OCR, ou reconhecimento ótico de caracteres, converte a imagem de uma página em texto. Durante anos, o OCR de faturas não passava daí, e alguém tinha de ensinar o programa a encontrar o total em cada modelo de fatura.

Os modelos de faturas atuais fazem o OCR e depois decidem que parte do texto corresponde a cada campo, separando o NIF do fornecedor, o total e a tabela de produtos. A Microsoft descreve assim o modelo de faturas do AI Builder: faz o OCR de cada ficheiro e devolve os campos já identificados. A nosso ver, isto permite ler faturas de fornecedores novos sem preparar um modelo para cada um.

O que a pessoa que revê vê no ecrã

Imagine-se, a título de exemplo, a fatura de um fornecedor de embalagens aberta do lado esquerdo do ecrã. Do lado direito estão os campos lidos: o nome e o NIF do fornecedor, já ligados à ficha que existe no ERP, o número e a data da fatura, a base, o IVA e o total, e as linhas de produtos, cada uma ao lado da linha correspondente da nota de encomenda.

Duas das linhas batem certo com a encomenda, e a ferramenta assinala a terceira, em que a quantidade faturada é maior do que a encomendada. O total também aparece marcado, porque o modelo indicou pouca confiança na leitura desse campo, o que pode acontecer quando a digitalização está desfocada nessa zona. Depois de corrigir ou confirmar esses dois pontos, a pessoa aprova a fatura. Se a diferença na quantidade for real, devolve a fatura a quem trata das compras.

O que as faturas portuguesas trazem: ATCUD e código QR

As faturas emitidas em Portugal têm dois elementos que a ferramenta pode usar, ambos regulados pela Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto.

O ATCUD é o código único do documento. Segundo a portaria, tem de constar em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, no formato «ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial», e, nos documentos com mais de uma página, em todas elas. É composto pelo código de validação da série, atribuído pela Autoridade Tributária, e pelo número sequencial do documento dentro dessa série. Juntamente com o NIF do fornecedor, ajuda a ferramenta a reconhecer uma fatura que chegou duas vezes.

O código QR tem de constar nas faturas emitidas por programas de faturação certificados pela AT, e nos documentos com várias páginas pode estar na primeira ou na última. A forma como é gerado segue especificações técnicas da AT, publicadas no Portal das Finanças. Quando montamos uma ferramenta, confirmamos nessa especificação o que se pode aproveitar do código para conferir a leitura do texto.

Onde a leitura falha, e porque uma pessoa continua a aprovar

Os próprios fabricantes indicam alguns limites. A Microsoft recomenda uma fotografia ou digitalização nítida por fatura e admite que, num tipo particular de fatura, alguns campos podem não ser bem extraídos. Os casos difíceis são conhecidos de quem já lançou faturas à mão:

• digitalizações tortas ou com pouca resolução, e fotografias tiradas com o telemóvel em cima da secretária;
• anotações à mão por cima da fatura, como um número de encomenda escrito à caneta;
• modelos pouco habituais, como tabelas de linhas partidas entre páginas;
• notas de crédito, que têm o aspeto de uma fatura e reduzem o valor em dívida, e que a ferramenta tem de tratar à parte.

Os modelos indicam a confiança com que leram cada campo, mas uma confiança alta não garante que a leitura esteja certa, e um NIF ou um total errados podem só aparecer semanas depois, na reconciliação ou na declaração de IVA, e é por isso que uma pessoa continua a fazer parte do processo. A regra que seguimos é que nada é registado sem aprovação, e o que a ferramenta não consegue conferir vai para uma pessoa com o motivo indicado por escrito.

Que ferramentas existem no Microsoft 365 e no Google, e onde ficam os dados

Se a sua empresa usa Microsoft 365, há duas opções da própria Microsoft. O modelo de faturas do AI Builder funciona dentro do Power Automate e lê ficheiros PDF, JPEG e PNG. A lista de idiomas suportados inclui o português de Portugal, e o modelo devolve, campo a campo, o identificador fiscal do fornecedor, o número e a data da fatura, a referência da encomenda, os totais, o detalhe do IVA e as linhas, cada um com a sua pontuação de confiança. Para integrações feitas à medida, há o modelo de faturas do Azure AI Document Intelligence, que lê fotografias, digitalizações e PDF e também tem o português de Portugal entre os idiomas suportados.

Se a sua empresa usa Google Workspace, o equivalente é o Invoice Parser do Document AI, um serviço do Google Cloud. Lê os campos do cabeçalho e as linhas, incluindo o nome e o identificador fiscal do fornecedor e os campos de IVA, e o português consta da lista de idiomas suportados. Instala-se num projeto Google Cloud da própria empresa, e a Google disponibiliza uma localização na União Europeia para o processador.

Instalamos a ferramenta nas contas da sua empresa, no Microsoft 365 e na subscrição Azure ou num projeto Google Cloud da empresa, e as faturas e o que delas se lê ficam aí. Antes de qualquer implementação assinamos um acordo de tratamento de dados ao abrigo do RGPD. A página de tecnologia explica como escolhemos entre estas opções, incluindo um modelo aberto no servidor da própria empresa.

Por onde começar numa empresa como a sua

A leitura de faturas pode ser uma das duas ferramentas do Programa Arranque. Ao longo de 30 dias, a sua equipa faz o workshop e as duas ferramentas ficam a funcionar nos sistemas que a empresa já usa, com acompanhamento durante esse período.

Convém juntar desde já uma amostra de faturas reais dos fornecedores habituais, incluindo as piores digitalizações e algumas notas de crédito. É com elas que testamos a ferramenta antes de a pôr a funcionar, e voltamos a testá-la depois de cada alteração.