Posso usar o ChatGPT com dados de clientes? O que diz o RGPD

Um cliente escreve a queixar-se de uma encomenda atrasada. Quem lhe responde copia o email para o ChatGPT, no telemóvel, e pede uma resposta cordial. O email traz o nome do cliente, o telefone, a morada de entrega e o número da encomenda, e em poucos segundos essa informação está nos servidores de outra empresa. É provável que algo parecido já aconteça na sua empresa, quase sempre com boa intenção e sem que ninguém o tenha decidido.

Em linguagem simples, é isto que o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) significa para esse gesto. Trata-se de informação geral, que não substitui aconselhamento jurídico, e nos nossos projetos, quando é preciso apoio jurídico, trabalhamos com advogados.

O que acontece aos dados quando alguém os cola no ChatGPT?

Para o RGPD, dados pessoais são qualquer informação relativa a uma pessoa identificada ou identificável, como um nome, um número de cliente ou um endereço de email. Tratamento é quase tudo o que se faz com esses dados, e a definição do regulamento inclui, entre outras operações, a utilização e a divulgação por transmissão. Colar o email de um cliente numa ferramenta de IA é, portanto, um tratamento de dados pessoais, e quando acontece no trabalho é normalmente a sua empresa que responde por ele, como responsável pelo tratamento.

A partir daí, o destino dos dados depende sobretudo do tipo de conta.

Conta pessoal ou conta da empresa: o que muda

Nas contas pessoais do ChatGPT (Free, Plus e Pro), a OpenAI diz na sua página de ajuda que pode usar o conteúdo das conversas para treinar os seus modelos. O utilizador pode desligar essa opção nas definições da conta, mas a decisão cabe a cada pessoa e a empresa não tem forma de a controlar. A mesma página avisa que, mesmo com a opção desligada, dar feedback a uma resposta (o polegar para cima ou para baixo) permite usar a conversa inteira para treino. Nestas contas também não há contrato entre a sua empresa e a OpenAI.

Nas ofertas empresariais da OpenAI, as condições publicadas são estas:

• Por defeito, os dados do ChatGPT Business, do ChatGPT Enterprise e da API não são usados para treinar os modelos.
• A OpenAI pode assinar um acordo de tratamento de dados (DPA, Data Processing Addendum) com clientes do ChatGPT Business, do ChatGPT Enterprise e da API.
• No ChatGPT Business, os administradores decidem quanto tempo os dados ficam guardados, e as conversas apagadas saem dos sistemas da OpenAI em 30 dias, com as exceções que a página indica. Na API, a OpenAI pode guardar pedidos e respostas até 30 dias, para prestar o serviço e detetar abusos, também com exceções.
• Os novos espaços de trabalho do ChatGPT Enterprise podem guardar o conteúdo na Europa, e os clientes elegíveis da API podem ter os dados tratados na Europa em determinados serviços.

No Microsoft 365, a Microsoft afirma que os pedidos, as respostas e os dados a que o Copilot acede através do Microsoft Graph não são usados para treinar os modelos de base. Os compromissos de residência de dados constam dos Termos do Produto e da Adenda de Proteção de Dados da Microsoft. Para clientes da UE, o Copilot funciona dentro da Fronteira de Dados da UE; os modelos da Anthropic, que o administrador pode ativar, ficam por agora fora dela. O Copilot só mostra a cada pessoa o conteúdo a que ela já tem acesso, por isso as permissões de partilha da empresa têm de estar bem definidas.

No Google Workspace, a Google diz que, nas edições elegíveis, o conteúdo usado com o Gemini não é revisto por pessoas nem usado para treinar modelos de IA generativa fora do domínio da empresa sem autorização. Os pedidos dos utilizadores contam como dados do cliente ao abrigo da Adenda de Tratamento de Dados do Google Cloud.

Confirmámos as páginas dos fornecedores a 6 de novembro de 2026 (as ligações estão nas fontes), e as garantias que descrevem aplicam-se apenas às contas empresariais.

O que o RGPD pede, em linguagem simples

Para quem cola dados de clientes numa ferramenta de IA, são seis os pontos do regulamento que mais pesam.

O artigo 6.º exige uma razão válida para tratar os dados: o tratamento só é lícito se se verificar pelo menos uma das situações que o artigo enumera, entre elas o consentimento da pessoa, a execução de um contrato com ela e os interesses legítimos da empresa, quando não prevalecem os direitos da pessoa. Convém, por isso, perguntar se a tarefa feita com IA cabe na razão pela qual a empresa já tem aqueles dados.

Quanto à quantidade de dados, o artigo 5.º, n.º 1, alínea c), admite apenas os necessários, que devem ser adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário para a finalidade. Para melhorar o texto de uma resposta a uma reclamação, a IA raramente precisa do nome ou da morada do cliente.

O artigo 28.º ocupa-se de quem trata os dados por conta da empresa, a quem o regulamento chama subcontratante. A empresa só pode recorrer a subcontratantes que apresentem garantias suficientes, e essa relação tem de ser regulada por contrato, que é a função do DPA oferecido nos planos empresariais.

Pelo artigo 32.º, a empresa e o fornecedor têm de aplicar medidas técnicas e organizativas que garantam uma segurança adequada ao risco, e o texto dá como exemplos a pseudonimização e a cifragem dos dados.

As transferências para fora do Espaço Económico Europeu seguem o capítulo V: se os dados forem tratados num país terceiro, a transferência tem de cumprir as condições desse capítulo, por exemplo uma decisão de adequação da Comissão Europeia ou garantias adequadas, como as cláusulas-tipo de proteção de dados adotadas pela Comissão. Pergunte ao fornecedor onde os dados são tratados e procure a resposta no DPA.

Quando um tratamento, em particular com novas tecnologias, for suscetível de implicar um elevado risco para os direitos e liberdades das pessoas, o artigo 35.º obriga a empresa a avaliar o impacto antes de começar. Saber se o seu caso cabe aqui é uma pergunta para um jurista.

Em Portugal, a entidade que fiscaliza o cumprimento do RGPD é a CNPD, a Comissão Nacional de Proteção de Dados.

Quatro regras para a sua equipa

1. Escrever uma regra curta. Basta uma página que diga o que pode e o que não pode ser colado numa ferramenta de IA, com exemplos do trabalho da própria equipa, como o que fazer com um email de cliente ou com dados de saúde e salários.
2. Retirar nomes e identificadores sempre que a tarefa o permita. Antes de colar, substitui-se o nome por "o cliente" e apaga-se o NIF, o telefone, a morada e o número da encomenda; em muitas tarefas de escrita, o texto que fica é tudo aquilo de que a IA precisa.
3. Dar à equipa contas empresariais, com o DPA do fornecedor assinado, e pedir que o trabalho com dados de clientes se faça só nelas. Se a empresa já paga Microsoft 365 ou Google Workspace, convém ver o que essas contas já permitem antes de comprar outra ferramenta.
4. Saber que ferramentas estão em uso. Pergunte à equipa, sem tom de inquérito, que ferramentas de IA usa e para quê. A resposta é o ponto de partida para a regra escrita e para decidir que contas pagar.

Como trabalhamos nos nossos projetos

Nos projetos da Ontia Labs, os dados dos clientes ficam nas contas da própria empresa ou num servidor seu, com modelos abertos, e a página de tecnologia explica as duas opções. Assinamos um acordo de tratamento de dados ao abrigo do RGPD antes de começar qualquer implementação, e uma pessoa revê o que a ferramenta produz antes de alguma coisa ser enviada.

No workshop, pode aplicar estas quatro regras às tarefas concretas da sua equipa, com as pessoas que as fazem.

Depois do lançamento, com o acompanhamento mensal, mantemos as ferramentas a funcionar e respondemos às dúvidas da equipa, incluindo as que vão surgindo sobre o que se pode colar numa ferramenta de IA.