Agentes de IA para empresas: o que são, com exemplos do dia a dia

Explicamos aqui, em termos simples, o que é um agente de IA e como se usa numa empresa portuguesa de 10 a 250 pessoas, com cinco exemplos de trabalho comum, entre eles um pedido de orçamento e o relatório mensal de vendas. Dizemos também o que, na nossa forma de trabalhar, um agente nunca faz sem uma pessoa.

O que é um agente de IA, em termos simples

Um agente de IA é um programa que lê um pedido, usa alguns dos sistemas da empresa através de ligações que tem autorização para usar, executa uns poucos passos e entrega a uma pessoa um rascunho ou uma ação preparada.

O pedido pode ser um email, uma mensagem do site ou uma pergunta de um colega, e os sistemas são os que a empresa já tem, como a caixa de correio, as pastas de documentos, o ERP e o CRM. Cada ligação é um acesso concreto e limitado, autorizado pela empresa, por exemplo ler uma caixa de email ou consultar uma tabela de preços. Os passos são poucos e conhecidos de antemão, e no fim o resultado fica à espera de alguém que o leia.

Por trás do agente há um modelo de linguagem, o mesmo tipo de tecnologia em que assentam os assistentes de conversa, e é esse modelo que percebe o texto do pedido e redige a resposta. O agente liga-o aos sistemas da empresa e põe-no a seguir uma sequência de trabalho.

Em que difere de um chatbot?

Um chatbot responde dentro da conversa. Pode explicar, resumir ou redigir um texto, e o que vem depois fica a cargo de quem perguntou, que tem de copiar a resposta, abrir o ERP, confirmar o preço e colar tudo num email.

Um agente recebe permissão para usar algumas ferramentas da empresa, e com ela consegue ir buscar a informação de que precisa e deixar o trabalho preparado no sítio onde a equipa o vai usar, por exemplo um rascunho no Outlook ou uma proposta em PDF no modelo da casa. Com esse acesso, um agente pede mais cuidado do que um chatbot, e mais abaixo explicamos porquê.

Agentes de IA: exemplos do trabalho de todos os dias

Os exemplos seguintes são ilustrativos, e escolhemo-los pequenos de propósito: cada um trata uma tarefa que aparece várias vezes por semana e termina com uma pessoa a decidir.

Quando chega à caixa de pedidos um email a pedir orçamento para 400 caixas de cartão com entrega em Braga, o agente identifica o artigo, a quantidade, o local e a data, consulta a tabela de preços e o plano de produção no ERP, redige a resposta e prepara a proposta no modelo da empresa. O rascunho fica depois à espera, e só segue quando alguém da equipa o tiver lido e confirmado as condições.

Na triagem, os pedidos que entram por email e pelo site são organizados por tipo e encaminhados para a pessoa certa, já com uma primeira resposta redigida em português, inglês ou espanhol, e quem recebe o pedido começa por ler e ajustar esse rascunho.

Para os seguimentos a clientes, o agente procura no CRM as propostas enviadas que ainda não tiveram resposta no prazo combinado e, no dia certo, prepara os emails de seguimento para o comercial aprovar. Como regista cada contacto, a lista de clientes mantém-se em ordem.

Um agente pode também encontrar um procedimento ou uma resposta dada anteriormente. Alguém pergunta, em linguagem corrente, como se trata uma devolução ou que preço se fez a um cliente no ano passado, e o agente procura nos procedimentos, nas tabelas e nos emails antigos e responde com a fonte indicada, para que a pessoa possa confirmar sem interromper o colega que sabe.

No relatório mensal de vendas, o agente vai buscar os números ao ERP no início do mês, preenche o modelo de relatório da empresa e escreve um primeiro comentário sobre o que mudou. Antes de o relatório circular, alguém da área financeira verifica os números.

O que um agente não deve fazer sozinho

Há duas coisas que não deixamos um agente fazer sem uma pessoa. A primeira é enviar seja o que for a clientes: o agente prepara a mensagem e deixa-a para uma pessoa da equipa ler, corrigir e enviar. Isto ocupa-lhe alguns minutos e garante que cada resposta foi vista por alguém da empresa antes de o cliente a receber.

A outra é decidir sobre pessoas, e por isso não construímos ferramentas para triar candidatos a emprego nem para avaliar a solvabilidade de particulares, usos que o Regulamento da IA, o Regulamento (UE) 2024/1689, classifica como de risco elevado. O anexo III, ponto 4, alínea a), refere os sistemas «concebidos para serem utilizados no recrutamento ou na seleção de pessoas singulares», nomeadamente para «analisar e filtrar candidaturas a ofertas de emprego e avaliar os candidatos». O ponto 5, alínea b), refere os sistemas «concebidos para serem utilizados para avaliar a capacidade de solvabilidade de pessoas singulares ou estabelecer a sua classificação de crédito».

Com que ferramentas se constroem

Agentes como os descritos acima constroem-se com ferramentas como o Microsoft Copilot Studio e o Power Automate, o Google Workspace com o Gemini, o n8n, ou os modelos Claude e GPT usados através de uma API, que é a ligação técnica que permite a outro programa usar o modelo. Quando os dados não devem sair da empresa, o agente pode usar um modelo aberto instalado no servidor da própria empresa.

A escolha depende da tarefa e dos dados em causa, bem como dos sistemas pelos quais a empresa já paga. Explicamos na página de tecnologia que peças usamos e onde ficam os dados.

Por onde começar

O primeiro agente deve ser modesto, e para o escolher e pôr a funcionar convém seguir quatro regras.

1. Uma tarefa que aparece muitas vezes, com um resultado que alguém da equipa sabe avaliar num minuto, como um pedido de orçamento ou a triagem da caixa de pedidos.
2. Permissões limitadas: o agente acede apenas à caixa, às pastas e aos dados de que essa tarefa precisa, e só lê onde não precisa de escrever.
3. Uma pessoa a rever tudo o que sai da empresa.
4. Um registo do que o agente fez, com o que leu, o que preparou e quem aprovou, porque é por aí que se percebe o que aconteceu quando alguma coisa corre mal.

No Programa Arranque, em 30 dias, a equipa faz o workshop IA no trabalho do dia a dia e fica com duas ferramentas a funcionar sobre os sistemas que a empresa já usa, com acompanhamento enquanto se habitua a elas. Se ainda está a pensar por onde a sua empresa deve começar com a IA, a página sobre adoção de IA põe por ordem as primeiras perguntas a fazer.